Jak wysłać sprawozdanie finansowe do KRS krok po kroku

Jak wysłać sprawozdanie finansowe do KRS krok po kroku

 

Przedsiębiorcy, którzy prowadzącą księgi rachunkowe, są zobowiązani do sporządzania rocznego sprawozdania finansowego za każdy rok obrotowy. Należy przygotować je w formie elektronicznej i prawidłowo podpisać. Ponadto każdy przedsiębiorca ma obowiązek złożenia sprawozdania do KRS, dlatego w artykule „Jak wysłać sprawozdanie finansowe do KRS krok po kroku” wyjaśniamy, w jakim terminie i w jaki sposób należy to zrobić.

 

Składanie sprawozdań do KRS

 

Sprawozdanie finansowe trzeba sporządzić w formacie pliku XML. Aby sprawozdanie zostało prawidłowo przygotowane, musi zostać podpisane przez:

  • każdego ze wspólników prowadzącego sprawy spółki – w przypadku spółek osobowych, bądź wszystkich członków zarządu – w przypadku spółek kapitałowych,
  • oraz osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych, czyli księgowego lub księgową.

 

Wymienione osoby podpisują sprawozdanie przy pomocy kwalifikowanego podpisu (zewnętrznego certyfikatu) lub zaufanego profilu ePUAP. Zapamiętaj więc, że nie można sporządzić sprawozdania papierowo i podpisać go odręcznie. Było to praktyką do 30 września 2018, ale aktualnie Krajowy Rejestr Sądowy akceptuje sprawozdania sporządzane elektronicznie, a złożyć można je tylko przez dedykowany, udostępniony przez Ministerstwo Sprawiedliwości portal.

 

Sprawozdanie finansowe składane drogą elektroniczną może zostać złożone na dwa sposoby:

  • poprzez bezpłatną rejestrację w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) i podpisanie zgłoszenia profilem zaufanym ePUAP.
  • poprzez złożenie żądania w systemie (S24) i dokonanie opłaty za złożenie sprawozdania finansowego. Warto mieć na uwadze, że jest to też jedyny sposób na złożenie sprawozdania finansowego do KRS dla podmiotów zarządzanych przez cudzoziemców, którzy nie posiadają numeru PESEL.

 

Jak wysłać sprawozdanie finansowe do KRS krok po kroku

 

Termin złożenia sprawozdania finansowego do KRS

 

Zasadą jest, że przed upływem trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe. Większość podmiotów na rynku działa w trybie, w którym rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W przypadku tych jednostek zatem:

  • sprawozdanie trzeba sporządzić do 31 marca roku następującego po zakończonym roku obrotowym,
  • następnie podmiot ma kolejne 3 miesiące na zatwierdzenie sprawozdania przez uprawniony do tego organ – do 30 czerwca,
  • w ostatnim kroku w ciągu 14 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego stosowną uchwałą, osoby zarządzające spółką muszą złożyć sprawozdanie do repozytorium dokumentu finansowych w Krajowym Rejestrze Sądowym – maksymalnie do 15 lipca.

 

Trzeba jednak zauważyć, że w 2021 roku terminy na sporządzenie sprawozdania i złożenie dokumentów w KRS uległy zmianie. Z uwagi na przepisy pakietu ustaw składającego się tzw. tarczę antykryzysową, terminy przedłużono o 3 miesiące. Oznacza to, że:

  • sprawozdanie finansowe za 2021 rok należało sporządzić i podpisać w terminie do 30 czerwca 2021 roku,
  • trzeba zatwierdzić je do 30 września 2021 roku,
  • sprawozdanie należy złożyć w KRS w ciągu 15 dni od daty jego zatwierdzenia – ostateczny termin mija zatem 15 października 2021 r.

 

Sprawdź także: Obsługa Prawna Firm

 

Jakie dokumenty finansowe do KRS

 

Elektroniczne sprawozdanie finansowe należy złożyć w Repozytorium Dokumentów Finansowych wraz z:

  • odpisem uchwały potwierdzającej roczne sprawozdanie finansowe,
  • odpisem uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty,
  • sprawozdaniem z działalności podmiotu,
  • raportem z badania przez biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało takiemu badaniu.

Wszystkie wymagane dokumenty (poza sprawozdaniem finansowym) mogą zostać załączone w formie skanu z odręcznymi podpisami uprawnionych osób, a zostaną podpisane elektronicznie przez osobę składającą je do KRS.

 

Jak wysłać sprawozdanie finansowe do KRS – krok po kroku

 

Najprostszym i najszybszym sposobem na złożenie sprawozdania finansowego do KRS jest ich wysłanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych poprzez skorzystanie z opcji „Bezpłatne zgłaszania dokumentów finansowych” pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl.

 

Zgłoszenie dokumentów finansowych wymaga posiadania konta w systemie. Aby utworzyć konto, wybierz sekcję „S24 – Rejestracja spółki inne wnioski”, a u dołu strony znajdziesz opcję „Utwórz konto”.

 

rejestracja sprawozdania finansowego w KRS

 

Zostaniesz poproszony o podanie adresu e-mail oraz wybór hasła, a następnie zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi w systemie będziesz musiał autoryzować konto przy pomocy podpisu kwalifikowanego bądź profilu zaufanego.

 

zakładanie konta na S24

 

Po utworzeniu konta, zaloguj się na swoje konto w zakładce „Bezpłatne zgłaszania dokumentów finansowych”.

 

zgłaszanie dokumentów do KRS

 

Następnie wybierz sekcję „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”.

 

Składanie sprawozdania finansowego do KRS

 

Po kliknięciu na przycisk „Dodaj nowe zgłoszenie”, wymagane jest wskazanie numeru KRS podmiotu, dla którego chcesz złożyć sprawozdanie. Wyszukaj w ten sposób swoją spółkę.

 

W kroku drugim składania sprawozdania będziesz musiał roboczo nazwać zwoje zgłoszenie – np. „Sprawozdanie finansowe 2020”. We wskazanym polu wpisz daty, których dotyczy zgłoszenie oraz wybierz rodzaj zgłoszenia – „Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych”.

 

jak złożyć dokumenty do KRS

 

Następnie dodaj wszystkie niezbędne dokumenty. Po wyborze przycisku „Dodaj dokument” rozwinie się nowe okno, w którym kolejno będziesz załączał konkretne pliki.

 

składanie sprawozdania finansowego do KRS krok po kroku

 

W każdym przypadku wybierz jeden z rodzajów dokumentu:

  • Roczne sprawozdanie finansowe,
  • Opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania,
  • Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty,
  • Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania,
  • Sprawozdanie z działalności,

oraz wskaż datę sporządzenia pliku. Pamiętaj, że jeżeli załączasz plik z podpisami elektronicznymi w formacie XML (plik ze sprawozdaniem finansowym) system automatycznie odczyta datę jego sporządzenia i będziesz musiał wskazać datę tożsamą. Jeżeli nie znasz daty sporządzenia pliku, łatwo możesz ją odczytać po otwarciu pliku w jednej z przeglądarek treści sprawozdań finansowych.

 

Po dodaniu wszystkich dokumentów, na ekranie będziesz widział ich listę. Możesz wybrać opcję „Dalej.” Zostaniesz przeniesiony do oświadczeń związanych ze składanymi dokumentami.

 

Podpisywanie sprawozdania finansowego KRS

 

Oświadczenie do wypełnienia dotyczy kompletności podpisów pod sprawozdaniem finansowym. Jeżeli wybierzesz „TAK”, będzie to oznaczało, że sprawozdanie zostało podpisane prawidłowo przez wspólników bądź członków zarządu i osobę odpowiedzialną za księgowość spółki. Pamiętaj, że wątpliwości co poprawności podpisów możesz rozwiać, sprawdzając plik ze sprawozdaniem finansowym pod adresem https://moj.gov.pl/nforms/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER.

 

Po kliknięciu „Dalej”, pojawi się ostatni etap składania sprawozdania finansowego do KRS. Musisz zapisać zgłoszenie („Zapisz”), a następnie je zweryfikować („Weryfikuj”). Poniżej system udostępni listę osób, które mogą podpisać i wysłać zgłoszenie do RDF, wraz z ich numerami PESEL. Możesz wybrać siebie jako osobę podpisującą zgłoszenie albo przekazać ją innej osobie po wskazaniu jej adresu e-mail (wówczas zostanie udostępnione na jej koncie w portalu S24).

 

Zgłoszenie należy podpisać zgodnie z instrukcją profilem zaufanym ePUAP bądź przy pomocy podpisu kwalifikowanego. Po zakończeniu tego procesu, wystarczy wybrać opcję „Wyślij zgłoszenie do repozytorium DF”.

 

Na adres e-mail podany przy rejestracji konta otrzymasz potwierdzenie, że dokumenty trafiły do KRS, a w rejestrze została umieszczona wzmianka o złożeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy.

 

Opłata za złożenie sprawozdania finansowego do KRS

 

Istotną kwestią jest również, ile kosztuje złożenie dokumentów finansowych do KRS. Wyjaśnijmy, że złożenie dokumentów bezpośrednio do Repozytorium Dokumentów Finansowych zgodnie z powyższą instrukcją jest całkowicie bezpłatne.

 

Jeżeli jednak wszystkie bądź niektóre osoby uprawnione do reprezentacji spółki tj. członkowie zarządu lub wspólnicy, nie posiadają numeru PESEL, będziesz musiał przez portal S24 wysłać do KRS wniosek o wpis wzmianek o złożeniu dokumentów finansowych w dziale 3 rejestru przedsiębiorców i załączyć do niego sprawozdanie finansowe oraz pozostałe dokumenty. Tego rodzaju wniosek jest już niestety płatny, a opłata wynosi 140 zł.

 

Sprawdź także: Zakładanie Spółek Poznań

 

Składanie sprawozdań finansowych do KRS – podsumowanie

 

Zapamiętaj, że za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS w terminie bądź niezachowanie jego obowiązkowej formy elektronicznej grozi grzywna bądź kara ograniczenia wolności. Grzywna z tego tytułu może w 2021 roku wynieść od 933,33 zł (10-krotność najniższej stawki dziennej) do 26 880 000 zł (720-krotność maksymalnej stawki dziennej).

 

Powyżej wskazaną karą obciąża się kierownika jednostki tj. osobę uprawnioną do reprezentowania podmiotu, czyli odpowiednio wspólnika (spółki osobowe) bądź członka zarządu spółki (spółki kapitałowe).

 

Ponadto sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające w stosunku do podmiotu, który zaniechał obowiązku złożenia sprawozdania do KRS. Przymuszenie takie polega na wezwaniu jednostki do złożenia dokumentów w dodatkowym, 7-dniowym terminie pod rygorem nałożenia na tenże podmiot grzywny. Kara w przypadku dalszego niespełnienia obowiązku może być ponawiana, może być więc nakładana wielokrotnie.

 

Jeżeli będziesz musiał zmierzyć się z problemem sporządzenia sprawozdania finansowego, skonsultuj się z profesjonalnym pełnomocnikiem. Sankcje za niepoprawne przygotowanie sprawozdania bądź jego niezłożenie do KRS w terminie mogą być bardzo wysokie. Warto więc powierzyć zgłoszenie sprawozdania do rejestru sądowego adwokatowi bądź radcy prawnemu. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że wszystkie Twoje obowiązki zostały prawidłowo i terminowo zrealizowane.

 

Dziękuję za przeczytanie artykułu „Jak wysłać sprawozdanie finansowe do KRS krok po kroku”. Być może zainteresują Cię także inne wpisy na moim blogu.

 

Potrzebujesz pomocy adwokata w tym jak wysłać sprawozdanie finansowe do KRS krok po kroku?

 

Jeśli chciałbyś skorzystać z mojej pomocy, zapraszam do kontaktu. Działam na terenie takich miast jak: Poznań, Luboń, Gniezno, Śrem, Środa Wielkopolska, Grodzisk Wielkopolski, Swarzędz, Leszno, Piła, Kościan, Jarocin, Września oraz Wolsztyn. Posiadam także oddział w Świeciu, pracując w takich miejscowościach jak Grudziądz, ChełmnoTuchola.

 

W trudnych sprawach korporacyjnych działam w CAŁEJ POLSCE!

 

Udzielam także konsultacji telefonicznych oraz konsultacji online. Pamiętaj, że w sprawach przed KRS, warto skorzystać z pomocy adwokata lub radcy prawnego.

 

Masz pytania? Napisz! Zadzwoń!

Adwokat

Marlena Słupińska-Strysik

e-mail: biuro@slupinska.eu

tel. 509 113 302

 

Komentarze:

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Autor

Marlena Słupińska-Strysik

Marlena Słupińska-Strysik

Potrzebujesz wsparcia dobrego prawnika?

Zadzwoń: 509113302

Lub napisz: biuro@slupinska.eu