Jedną z podstawowych zasad osiągnięcia sukcesu w biznesie jest odpowiednie zabezpieczenie informacji o kluczowym znaczeniu dla przyszłości firmy. W szczególności dotyczy to planów biznesowych, bazy klientów czy znaczących kontrahentów, a także specyfikacji produktów lub warunków świadczenia usług. Ustawowe zapisy dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa bywają niewystarczające dla należytej ochrony interesów przedsiębiorcy. W niektórych sytuacjach warto zawrzeć dodatkową umowę o zachowanie danych w poufności. Jak to zrobić, dowiesz się z artykułu „Umowa o poufność – jak napisać NDA”. W artykule zamieszczamy także darmowy wzór umowy NDA.
Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu umowy o poufność, która odpowiednio zabezpieczy Twoje interesy, to jestem w stanie Ci pomóc. Moja Kancelaria świadczy usługi dla klientów z całej Polski. Działamy także online i telefonicznie. Zapraszam do zapoznania się z moją ofertą (Obsługa Prawna Firm Poznań) oraz do kontaktu.
Co to jest NDA (umowa o poufność)
NDA to po prostu umowa o zachowaniu poufności (ang. non–disclosure agreement). Jest to szczególny kontrakt, w którym strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich pozyskanych od drugiej strony danych.
Kluczowym pytaniem jest, kiedy warto podpisać umowę o poufność. Odpowiedź jest bardzo prosta. Zawsze, kiedy planujesz udostępnić kluczowe dla Ciebie (czy Twojej firmy) dane innym podmiotom. Najczęściej NDA podpisywane jest w toku prowadzonych negocjacji jeszcze przed zawarciem docelowej umowy bądź jako dodatkowy kontrakt obok podstawowej umowy o współpracy.
Umowa o zachowaniu poufności związana jest często także z due-dilligence, czyli procesem badania kontrahenta przed zawarciem umowy – np. przed fuzją czy transakcją kupna udziałów spółki.
Przeczytaj również: Wdrożenie RODO w przedsiębiorstwie – nowe wyzwania.
Strony umowy NDA
Strony umowy NDA zazwyczaj są dwie. Najprościej rzecz ujmując, z jednej strony umowę podpisuje osoba udostępniająca informacje, a z drugiej – osoba, która je otrzymuje. Umowę o zachowaniu poufności można zawrzeć w wielu konfiguracjach – np. między przedsiębiorcami, między osobami fizycznymi, a także między firmą a osobą fizyczną.
Umowa o poufności między firmami
Umowy NDA bardzo często zawierane są pomiędzy spółkami, które wymieniają się informacjami z punktu widzenia tych organizacji. Umowy o poufność mają szczególnie istotne znaczenie przy transakcjach fuzji i przejęć oraz podpisywaniu długoterminowych kontraktów, które poprzedzone są szczegółowym badaniem potencjalnych kontrahentów bądź przejmowanych podmiotów.
Umowa o poufności między osobami fizycznymi
W praktyce możliwe jest także zawarcie umowy NDA pomiędzy osobami fizycznymi w szczególności, jeżeli współpracują ze sobą w ramach jednoosobowych działalności gospodarczych. Jakiekolwiek informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa osoby fizycznej mogą być objęte umową o poufność.
Umowy o poufność bardzo często zawiera również pracodawca ze swoimi pracownikami. Chroni w ten sposób informacje poufne, które przekazuje pracownikom w związku ze świadczeniem przez nich pracy na jego rzecz.
Sprawdź także: Zakaz konkurencji B2B
Jak napisać NDA
Kluczem do sukcesu są precyzyjne zapisy umowy o zachowaniu poufności. Umowa przede wszystkim powinna wskazywać cel w związku, z którym ujawniane są informacje poufne – np. zawarcie umowy kupna nieruchomości czy sprzedaży udziałów w spółce. Wykorzystanie pozyskanych danych poufnych poza realizacją wskazanego celu będzie niedozwolone.
Podmiot, któremu planujesz przekazać informacje, musi więc zobowiązać się, że wykorzysta otrzymane wyłącznie w celu sprecyzowanym w umowie. Ponadto odbiorca informacji poufnych powinien zadeklarować, iż bez uprzedniej zgody nie będzie informacji poufnych:
- ujawniać,
- przekazywać,
- udostępniać
- ani wykorzystywać.
Podmiot, z którym podpiszesz NDA powinien być też umownie zobowiązany do zabezpieczenia otrzymanych danych w należyty sposób. Przykładowo można zobowiązać drugą stronę umowy o poufność do zniszczenia nośników, na których zapisane były informacje poufne bądź do przedstawienia dowodu usunięcia wszystkich przekazanych danych.
Warto również przy tworzeniu umowy o poufność wesprzeć się prawnikiem. Adwokat lub radca prawny zaproponują Ci treść umowy, która realnie zabezpieczy Twoje interesy i uchroni Cię przed ujawnieniem kluczowych danych.
Zobacz także: Odwołanie członka zarządu spółki zoo
Co powinna zawierać umowa o poufność
Przepisy nie przewidują wymogów co do formy umowy NDA. Można więc swobodnie kształtować jej zapisy tak, aby jak najlepiej zabezpieczyć stronę udostępniającą informacje poufne.
W związku z tym zapamiętaj, że dobra umowa o poufność powinna:
- określać, jakie informacje będą uznawane za poufne,
- definiować pojęcie naruszenia poufności oraz wskazać,
- wskazywać czas trwania zobowiązania strony otrzymującej dane,
- opisywać skutki naruszenia poufności.
Określenie informacji uznawanych za poufne
W umowach NDA często stosowane są zapisy, według których praktycznie wszystko jest uznawane za tajemnicę przedsiębiorstwa i objęte obowiązkiem poufności. Staraj się unikać takich zapisów, ponieważ strona otrzymująca dane musi dokładnie wiedzieć, czego musi się wystrzegać. W przeciwnym razie trudno będzie wykazać Ci naruszenie poufności informacji.
Nie wystarczy, że wskażesz wyłącznie na informacje techniczne, technologiczne, finansowe i organizacyjne przedsiębiorstwa. W umowie powinieneś szczegółowo opisać, jakie konkretnie informacje i dane są uważane za objęte poufnością
Zdefiniowanie pojęć
Dobra umowa NDA powinna również precyzyjnie definiować pojęcia istotne dla obowiązku zachowania danych w poufności, w tym naruszenie poufności, a także wskazywać wyłączenia spod obowiązku zachowania danych w poufności.
W umowie warto też wskazać, jakie działania względem informacji poufnych są na jej mocy niedopuszczalne. Zgodnie z regulacjami ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji będzie to bezprawne ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Dla uniknięcia wątpliwości możesz w umowie o poufność, kiedy dochodzi do „ujawnienia”, „wykorzystania” lub „pozyskania informacji”.
Ponadto pamiętaj, że umowa NDA nie będzie obowiązywać zawsze. Do konieczności ujawnienia danych może dojść, jeżeli podmiot otrzymujący informacje poufne będzie zobowiązany przekazać je na mocy prawomocnych decyzji odpowiednich organów państwowych. Ponadto obowiązek poufności nie może dotyczyć danych uznawanych za powszechnie znane – nawet jeżeli będą przekazane drugiej stronie pod klauzulą poufności. Te okoliczności dobrze jest wylistować w umowie tak, aby uniknąć późniejszego sporu na etapie ewentualnego dochodzenia odszkodowania.
Czas trwania zobowiązania do zachowania danych w poufności
W umowie NDA należy także precyzyjnie opisać zakres czasowy obowiązywania obowiązku zachowania danych w poufności. W zależności od okoliczności ujawnienia danych, obowiązek może trwać przykładowo:
- do czasu zakończenia negocjacji,
- przez czas trwania głównej umowy o współpracy,
Jeżeli udostępniane dane są dla Ciebie szczególnie istotne, druga strona umowy NDA powinna być związana obowiązkiem zachowania tych danych w poufności przez odpowiednio długi czas. Dobrze więc zapisać w umowie, że podmiot otrzymujące informacje poufne przez określony okres, np. pięć czy dziesięć lat, po zakończeniu negocjacji lub ustaniu bytu głównej umowy o współpracy.
Skutki naruszenia poufności
Realnym zabezpieczeniem Twoich interesów jest wprowadzenie do umowy zapisów o skutkach naruszenia przez drugą stronę zobowiązania o zachowaniu danych w poufności.
Przykładem jest wprowadzenie do umowy zapisów o karze umownej za naruszenie zasady poufności. Ponadto możesz zastrzec, że w razie ujawnienia danych poufnych będziesz mógł dochodzić odszkodowania w kwocie wyższej niż należna kara umowna.
Podpowiem również, że dobrze jest zastrzec możliwość natychmiastowego wypowiedzenia umowy głównej (np. o współpracy), jeżeli w związku z nią następuje ujawnienie informacji poufnych. Umożliwi Ci to szybkie zakończenie relacji z podmiotem bądź osobą, która bezprawnie rozpowszechnia udostępnione przez Ciebie dane.
Umowa o poufność a kara umowna
Kilka słów warto także powiedzieć o klauzulach wprowadzających karę umowną w umowie NDA. Jest to rozwiązanie, które istotnie ułatwi Ci dochodzenie roszczeń z tytułu naruszenia nakazu zachowania danych w poufności. Pamiętaj, że kwestię odpowiedzialności za naruszenie zobowiązań wynikających z umowy NDA można potraktować w dwojaki sposób:
- pozostawić odpowiedzialność na zasadach ogólnych – odpowiedzialność otrzymującego za ujawnienie informacji poufnych będzie wówczas odpowiedzialnością za szkodę poniesioną za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie zobowiązania. Wysokość odszkodowania jest wtedy zależna od wysokości poniesionej szkody, co w praktyce jest to trudne do wykazania.
- wprowadzić kare umowną.
Wprowadzenie kary umownej to rozwiązanie zdecydowanie dla Ciebie bezpieczniejsze. W przypadku naruszenia postanowień umowy NDA będziesz zobowiązany jedynie do wykazania, że doszło do naruszenia umowy już bez konieczności udowodnienia, że została poniesiona szkoda. Znacznie ułatwi to proces dochodzenia Twoich roszczeń z tytułu ujawnienia udostępnionych przez Ciebie danych.
Trzeba też dodać, że w umowie NDA można zastrzec, że zapłata kary umownej nie wyłącza prawa do dochodzenia naprawienia szkody na zasadach ogólnych. Dzięki temu będziesz mógł dochodzić zarówno zapłaty kary umownej jak i odszkodowania. Wówczas będziesz musiał wykazać, że naruszenie zobowiązania do zachowania poufności naraziło Cię na szkodę, której w całości nie pokryła zapłacona kara umowna.
Prosty wzór umowy NDA
Poniżej znajdziesz przykładowy wzór umowy o poufność. Możesz wesprzeć się nim, projektując umowę NDA na swoje potrzeby. Jest to bardzo prosty wzór, w którym znajdziesz wszystkie istotne dla wprowadzenia obowiązku poufności klauzule.
Pamiętaj, że treść umowy o zachowanie poufności nie jest ograniczona przepisami i nie musisz trzymać się schematu. Postanowienia umowy NDA możesz skroić w całości pod swoje potrzeby. Skorzystanie przy pisaniu z pomocy profesjonalnego pełnomocnika również jest dobrym rozwiązaniem. Adwokat lub radca prawny stworzą dla Ciebie umowę o poufność tak, by w całości odpowiadała Twoim planom i długoterminowo je zabezpieczała.
Potrzebujesz pomocy adwokata?
Jeśli chciałbyś skorzystać z mojej pomocy, zapraszam do kontaktu. Działam na terenie takich miast jak: Poznań, Luboń, Gniezno, Śrem, Środa Wielkopolska, Grodzisk Wielkopolski, Swarzędz, Leszno, Piła, Kościan, Jarocin, Września oraz Wolsztyn. Posiadam także oddział w Świeciu, pracując w takich miejscowościach jak Grudziądz, Chełmno i Tuchola.
W sprawach zw. z tworzeniem i opiniowaniem umów działam w CAŁEJ POLSCE!
Udzielam także konsultacji telefonicznych oraz konsultacji online. Pamiętaj, że umowa o poufność to poważna sprawa, dlatego warto skorzystać z pomocy adwokata lub radcy prawnego.
Masz pytania? Napisz! Zadzwoń!
Adwokat
Marlena Słupińska-Strysik
e-mail: biuro@slupinska.eu
tel. 61 646 00 40
tel. 68 419 00 45
tel. 52 511 00 65
Adwokat w Poznaniu. Specjalistka od spraw rodzinnych i spadkowych.Posiada bogatą praktykę w sprawach o rozwód, podział majątku, kontakty z dziećmi, władzę rodzicielską i opiekę nad dziećmi.
Specjalizuje się zwłaszcza w trudnych rozwodach – gdy w grę wchodzi podział majątku firmowego, walka o winę lub o dzieci. Ukończyła studia prawnicze na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, a także
podyplomowe studia z zakresu rachunkowości na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Następnie ukończyła aplikację radcowską i zdała egzamin radcowski. Wykonywała zawód radcy prawnego. Obecnie wykonuje zawód adwokata. Prowadzi praktykę adwokacką w Poznaniu,
Wolsztynie oraz w Świeciu. W trudnych sprawach o rozwód oraz o podział majątku wspólnego reprezentuje klientów w całej Polsce.
Autorka licznych publikacji z zakresu prawa rodzinnego i cywilnego.
e-mail: biuro@slupinska.eu
Dodaj komentarz